כלים למנהלי מתנדבים
כלים למנהלי מתנדבים
ניהול מתנדבים הוא תפקיד משמעותי ומאתגר המאפשר יזמות, שינוי ואימפקט חברתי.
יש הרבה סיפוק בעבודה עם אנשים הבאים מרקעים שונים, עם יכולות וניסיון מתחומים מקצועיים מגוונים. יחד עם זאת יש אתגרים הייחודיים לניהול ומנהיגות של מתנדבים. אפשר להתמודד עם אתגרים אלה באמצעות למידה של מספר עקרונות וכלים שיהוו מצפן להצלחה בתפקיד. כמובן שעליך להתאים עקרונות וכלים אלה לארגון הייחודי שלך, המשימה הארגונית, התרבות הארגונית ואופי הפעילות ההתנדבותית, אך הבסיס של דרכי ניהול המתנדבים הוא אותו בסיס.
הגדרת מטרות ותועלת של מערך המתנדבים
בניית תשתית ארגונית שתתמוך במערך המתנדבים, הגדרה של תפקיד מנהל.ת ההתנדבות, תקציב, מקום, כלים לעבודה.
הגדרת תפקיד המתנדבים, מטרת התפקיד, המשימות והציפיות מהמתנדבים.
בניית אסטרטגיית גיוס מתנדבים-
פרסום ברשתות, פרסום ייעודי לקהלי יעד מובחנים, מפה לאוזן: חבר מביא חבר.
אוריינטציה וקבלת הפנים למתנדבים, הכרות עם הארגון, החזון ודרכי הפעילות.
קליטה ושיבוץ של המתנדבים בתפקיד ייעודי.
בניית תוכנית הכשרה המבוססת על ההתמודדות האמיתית בתפקיד- התמודדות עם מקרים מהשטח, התנסות מעשית, כניסה הדרגתית לתפקיד.
מתן הוראות ברורות למתנדבים, מה ואיך יש לבצע את התפקיד.הדרכה ותמיכה וסיוע בפתרון בעיות.העצמה, עידוד ומתן משוב בונה.
מילה טובה, משוב מעצים, מידע על האימפקט של ההתנדבות, ערב הוקרה.
ברמת המתנדבים – בחינת המשכיות או צורך בסיום התפקיד - ניהול תהליכי סיום ופרדה.ברמת הארגון – הערכת תכנית המתנדבים, זיהוי נקודות לשימור ולשיפור וביצוע התאמות.
תכנון
התכנון מחייב מתן מענה על השאלה – מדוע אנו בוחרים לעבוד עם מתנדבים.
ארגון שמשלב מתנדבים בשורותיו, מקבל החלטה אסטרטגית שתניב לו תועלת וערך מוסף משמעותי. למשל לתת שירותים באופן יעיל, לתת ביטוי ליכולות ייחודיות של מתנדבים, ליצור חיבור לקהילה. לדוגמא ארגון יד שרה, שמפעיל מערך של אלפי מתנדבים במרכזי שירותים וסניפי השאלה, נהנה מחיסכון משמעותי בעלויות כוח אדם, תוך שמירה על היקף פעילות רחב, חיזוק הקשר עם הקהילה ומתן מענה לצורך של אנשים רבים בפעילות התנדבותית משמעותית.
חשוב שהגדרת המטרות של מערך המתנדבים תתבסס על המטרות של הארגון והאסטרטגיה הארגונית שלו. למשל אם ארגון המעצים בני נוער באמצעות חונכות אישית, שואף להרחיב את שירותיו באמצעות פיתוח הדרכה קבוצתית, מערך המתנדבים ישרת מטרה זו ותוגדר מטרה של הקמת מערך מתנדבים של מדריכים קבוצתיים.
לבנות תשתית ארגונית שתתמוך במערך המתנדבים
המהלך הכי משמעותי בבניית מערך התנדבותי הוא בניית תשתית ארגונית מתאימה. תשתית ארגונית זה אומר שהארגון מקצה את המשאבים הדרושים על מנת שהמתנדבים יוכלו לפעול בצורה מקצועית. מתנדבים זקוקים לבעל תפקיד ניהולי התומך בהם, לכלים לפעולה, הכשרה שתקנה להם ידע ומיומנויות, מערך הדרכות שוטפות, חניכה ומשוב, ושיתוף פעולה מבעלי תפקידים נוספים בארגון.
בנוסף, חשוב לבנות מערך של הערכה ומדידה של פעילות המתנדבים ולבטח אותם בביטוח מתנדבים.
אחת הטעויות שארגונים עושים, היא להזדרז לגייס מתנדבים מבלי להשקיע בבניית תשתית. מה שעלול לקרות הוא ניהול רופף מידי, שירות לא מספק, והיעדר מיצוי של המשאב ההתנדבותי.
הגדרת תפקיד המתנדבים
הגדרה כתובה של תפקידי המתנדבים מהווה מעין הסכם בין הארגון והמתנדב.ת. היא הבסיס למחויבות של המתנדב לארגון. מחויבות של מתנדבים לארגון היא משאת נפש של ארגונים רבים, והדרך לבנות אותה מתחילה בבנייה של הגדרת תפקיד ברורה וספציפית ככל האפשר. הגדרת התפקיד מבהירה מה מטרת התפקיד של המתנדב, מה מצופה ממנו לעשות, מה האחריות, מה המשימות, מה הממשקים המרכזים עם שותפי תפקיד, מה היקף השעות הנדרש, מה המחויבות להכשרה והדרכה, לישיבות צוות ועוד. אם לא ניתן לכתוב את ההגדרה כנראה שהיא אינה מהווה תפקיד העומד בפני עצמו.
גיוס ומיון
גיוס
גיוס מתנדבים הינו תהליך המכוון לעודד א.נשים לתת את הזמן והכוחות שלהם לארגון. הגיוס האפקטיבי ביותר צריך לפנות לקהל יעד מתאים המחזיק בתחומי עניין, יכולות ומיומנויות הנדרשים בארגון.
בניית אסטרטגיית גיוס מתנדבים מבוססת על שלושה מרכיבים:
פרסום רחב
באתר הארגון, ברשתות ובכל דרך אחרת בה הארגון מפרסם את עצמו (כנסים, ניוזלטר, חומרים כתובים)
פרסום ייעודי
לקהלי יעד מובחנים, פרסום דרך מעגלים חברתיים, מפה לאוזן: חבר מביא חבר, דרך מתנדבים פעילים ולקוחות.
מיון מתנדבים
הרבה מאד קשיים בניהול מתנדבים היו יכולים להימנע על ידי תהליך מיון של מתנדבים פוטנציאלים ואיתור המתנדבים המתאימים. תהליך המיון, בדרך כלל באמצעות ראיונות, מעלה על פני השטח את התפיסות של המתנדב הפוטנציאלי לגבי ההתנדבות, ומאפשר למנהל המתנדבים להציב את הציפיות שלו מהמתנדב, המחויבות והביצועים הנדרשים.
אורינטציה, קליטה והכשרה
אוריינטציה
היא קבלת הפנים למתנדבים המצטרפים לארגון. היא נועדה לתת תמונה כוללת על הארגון במטרה להבהיר את החזון, המטרות, הערכים והפעילות. היא חשובה לכל מתנדב, ללא קשר לתפקידו והיא הבסיס עליו נבנית תחושת השייכות לארגון. המתנדבים הם שגרירים של הארגון וחשוב שתהיה להם תמונה ברורה על הארגון בו הם מתנדבים.
קליטה
היא קבלת הפנים של המתנדב בארגון, מטרתה לגרום למתנדב להרגיש בנוח, להכיר את הממונה עליו, את המקום, איפה נמצאים הכלים לעבודתו, איפה מכינים קפה ומי בעלי התפקידים הסובבים אותו. אם התפקיד מבוצע מרחוק, יש להנגיש את המידע והכלים לביצוע העבודה והכרות עם בעלי התפקידים באופן דיגיטלי, ולבחון גם אפשרות למפגש פנים אל פנים. במסגרת הקליטה המתנדב משובץ לתפקיד יעודי, המקנה את הבסיס לפעילותו
תכנית הכשרה
המבוססת על ההתמודדות האמיתית בתפקיד – הכשרה מאפשרת כניסה הדרגתית לתפקיד תוך למידה של האתגרים הקיימים בו, התמודדות עם מקרים מהשטח והתנסות מעשית.
ניהול, תמיכה, משוב והדרכה תוך כדי עבודה
הממונה הישיר של המתנדב.ת הוא דמות משמעותית, הן רגשית והן ביצועית. בפן הרגשי מתנדבים זקוקים לתמיכה, עידוד ומשוב, בדיוק כמו עובדים בשכר. בפן הביצועי, מתנדבים זקוקים להוראות ברורות ולכתובת זמינה לשאלות ולפתרון בעיות.
הדרכה תוך כדי עבודה נועדה לשמר יכולות מקצועיות ופיתוח מקצועי מתמיד, הכולל ריענון הנחיות, הכרות עם כלים חדשים, למידת עמיתים ולמידה מהצלחות ואתגרים.
הוקרה
הענקת תגמולים אישיים וארגוניים
אחד החששות של מתנדבים היא שעבודתם תילקח כמובן מאליו. בהיעדר תגמול כספי התגמול הרגשי הוא הבסיס לתחושה של המתנדבים ש"רואים" אותם ואת המאמץ שלהם, ושעבודתם מוערכת ונושאת פירות. התגמול משמר את המוטיבציה לפעילות ומטפח אותה.
יש לבנות מערכת תגמולים אישית וארגונית.
תגמולים האישיים
התגמולים האישיים ניתנים על ידי הממונה הישיר ומתבטאים בתשומת לב ואכפתיות, מילה טובה, משוב מעצים וחיזוק התחושה שהעשייה מועילה ומשמעותית. בנוסף יש לקחת בחשבון את המניעים הייחודיים של המתנדבים (לרשימת מניעים ותגמולים – לחץ כאן). מתנדב המונע על ידי צורך חברתי זקוק לשייכות לצוות או אפילו עבודה עם מתנדב אחד נוסף. מתנדב השואף לפיתוח מקצועי יעריך מאד הזדמנויות ללמידה.
תגמולים הארגוניים
התגמולים הארגוניים הם פורמאליים ורחבים. למשל מידע ארגוני על האימפקט של ההתנדבות, ערב הוקרה, שי לחג. תגמולים אלה יש לתכנן ולתקצב מראש כמובן.
הערכה
ברמת המתנדבים - ניהול תהליכי סיום תפקיד.
תכנית המתנדבים היא תכנית דינמית, מתנדבים נקלטים לארגון ומתנדבים גם מסיימים את תפקידם ופורשים. סיום התפקיד עשוי לנבוע מרצונו של המתנדב או מיוזמתו של הארגון. כאשר המתנדב מחליט לסיים את התנדבותו כדאי לברר מה הוביל אותו לכך, האם יש לו רצון לתפקיד אחר או לקחת פסק זמן מההתנדבות.
כאשר הממונה הישיר מזהה כי קיים פער מהותי בין דרישות התפקיד והיכולת או המחויבות של המתנדב, הוא מחויב לפעולה ניהולית.
בשלב ראשון חשוב לבחון היטב את הפער בין התפקוד הרצוי לקיים, ולבחון נושא זה עם בעלי תפקיד נוספים.
בשלב שני יש לבחון דרכים לשיפור התפקוד של המתנדב, באמצעות מתן משוב או הדרכת ריענון ולחילופין הצעה לתפקיד חדש.
בשלב שלישי, ורק אם דרכים אלה לא צלחו, אפשר לפעול לסיום תפקידו של המתנדב. תהליך זה הוא אחד המורכבים בניהול מתנדבים. חשוב לזכור שהמחויבות שלך היא לפעילות איכותית של המתנדבים, וכאשר מתנדב אינו מבצע פעילות איכותית אין טעם לשמר את התנדבותו.
תהליך סיום תפקיד של מתנדב, כשמו כן הוא, תהליך. יש לבנותו באופן מדורג ורגיש, בתחילה ליידע את המתנדב כי קיים פער בין התפקוד הרצוי לקיים, ורק לאחר שהמתנדב הבין זאת להודיע על סיום התפקיד.
בכל מקרה יש לסיים את תפקיד המתנדב באופן מכובד, תוך מתן הוקרה והערכה.
ברמת הארגון – יש לבחון מעת לעת את תכנית המתנדבים, לאסוף מידע על מידת האפקטיביות של התכנית בעיני המנכ"ל ובעלי תפקידים נוספים בארגון. בנוסף לבחון את מידת האפקטיביות של התכנית בעיני הלקוחות והמתנדבים עצמם.
על בסיס מידע זה יש להעריך מה הן נקודות החוזק והנקודות שיש לשפר,
ולבצע התאמות בתכנית. לדוגמא יתכן שחסר למתנדבים מידע, שהצרכים של הלקוחות מחייבים מענה עמוק יותר ממה שחשבנו מלכתחילה, או שיש להכשיר את המתנדבים לעבודה עם קהלי יעד חדשים.
הערכת התכנית מעת לעת מאפשרת שיפור מתמיד, ומהווה מקור של גאווה למתנדבים המזהים את המאמץ הארגוני להשתפר.
